Guida completa alla Fatturazione Elettronica

La fatturazione elettronica è il procedimento di creazione, emissione e ricezione di fatture digitali, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione e tra privati.

Come si capisce dalla definizione stessa, in questo processo la fattura non è più in formato cartaceo ma in un formato digitale standard stabilito dalla normativa.

La Fatturazione Elettronica B2B (Business to Business) e B2C (Business to Consumer) è entrata in vigore il 1° gennaio 2019. L’obbligo riguarda i soggetti privati titolari di Partita IVA.

I soggetti interessati dall’obbligo sono:

• Operatori economici (Aziende B2B)
• Intermediari
• Consumatori finali (Business to consumer o B2C)

I soggetti non interessati (esonerati) sono:

• Regime fiscale forfetario per i contribuenti minori (Legge 190/2014)
• Regime dei minimi per imprenditoria giovanile e lavoratori in mobilità (DL 98/2011)
• Soggetti non stabiliti nel territorio italiano

N.B. Anche per i soggetti esonerati è consigliabile munirsi di uno strumento per ricevere fatture elettroniche dai soggetti interessati dall'obbligo.

Il processo di fatturazione si divide in "ciclo attivo" e "ciclo passivo". Per ciclo attivo e passivo si intendono emissione (attivo) e ricezione (passivo) delle fatture.

Tutte le fatture elettroniche devono essere in formato standard XML. Inoltre, per l'integrità del documento viene apposta dall'utente una firma digitale che trasforma il file in formato P7M.

Tutte le fatture transitano per il Sistema di Interscambio, un sistema informatico dell’Agenzia delle Entrate che riceve la fattura dal mittente, ne controlla la validità e la invia al destinatario.

Le fatture elettroniche non si inviano direttamente al destinatario che deve ricevere il documento, ma si trasmettono al Sistema di Interscambio che provvede a recapitarle al soggetto interessato tramite un indirizzo univoco specifico: il codice destinatario.

Il codice destinatario è una stringa di 7 cifre e si ottiene con l’accreditamento al Sistema di Interscambio. Visto che la procedura è poco agevole, si preferisce di solito adottare il codice di un intermediario, già accreditato presso lo SDI ed abilitato a trasmettere e a ricevere fatture elettroniche per conto dei soggetti che si avvalgono del suo servizio.

In sostanza l’utente finale utilizza il codice destinatario dell’intermediario per interagire con SDI.

Ad esempio: GBsoftware è accreditata presso lo SDI ed essendo fornitrice del gestionale di fatturazione si pone come intermediario tra i propri clienti ed il Sistema. Nella piattaforma GB le fatture in ingresso vengono poi smistate in automatico tramite le partite IVA dei clienti. Il codice univoco GB è QULXG4S.

Qualora una ditta non sia in grado di occuparsi in modo autonomo dell’iter, può incaricare lo studio di fiducia di gestire la propria fatturazione attiva e passiva.

L’Agenzia delle Entrate ha provveduto a fornire una documentazione apposita con la quale si procede alla delega al commercialista.

Nel caso in cui la delega non venga consegnata direttamente dal contribuente all’Agenzia, è necessaria una procura speciale con la quale il commercialista incaricato viene abilitato ad:

• accedere al Cassetto Fiscale
• consultare e ricevere dallo SDI le fatture del cliente
• predisporre e trasmettere allo SDI le fatture del cliente

Per ricevere le fatture elettroniche l’azienda deve comunicare ai fornitori il proprio codice destinatario o quello dell’intermediario (vedi domanda precedente "Come ottengo il mio codice destinatario per ricevere le fatture?"). Può farlo in 3 modi:

• Comunicare al fornitore direttamente il codice a 7 cifre (nel caso dei clienti GB QULXG4S)
• Senza comunicare al fornitore il codice a 7 cifre e sfruttando gli strumenti dell'Agenzia delle Entrate:
  • Abbinare nel proprio Cassetto Fiscale il codice destinatario alla propria partita IVA ("registrazione dell'indirizzo telematico"). Il fornitore inoltrerà la fattura alla partita IVA del destinatario.
  • Fornire un
    QR code
    generato nel Cassetto Fiscale che contiene il codice destinatario. Il fornitore leggerà l'immagine in automatico con un cellulare o altro sistema di rilevamento e invierà la fattura.

Se la fattura inviata non supera i controlli dello SDI, il mittente riceve entro 5 giorni una ricevuta di scarto attraverso il canale con cui è stato inviato il file e la fattura elettronica si considera non emessa.

La fattura deve essere nuovamente inviata allo SDI entro 5 giorni dalla notifica di scarto, con la data ed il numero del documento originario.

Nel caso in cui il mittente abbia inviato una fattura recante dati o importi sbagliati oppure il destinatario non la riconosca come valida, sarà necessario emettere una nota di credito (da inviare sempre al SDI) e la fattura con i dati corretti.