Fatture: invio solleciti di pagamento tramite e-mail

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“Vorrei verificare quali fatture risultano ancora da incassare, in modo da inviare una mail ai clienti e sollecitare il pagamento. Come posso fare?”

In questa newsletter vediamo come filtrare i documenti emessi da Riepilogo documenti, così da visualizzare solo quelli che risultano da saldare. Per questi procederemo quindi ad inviare un sollecito di pagamento a mezzo e-mail.

Sebbene le immagini contenute in questa news facciano riferimento alla versione web del programma di fatturazione, si ricorda che la procedura illustrata è la medesima anche in Fatture GB (versione locale con archivi in SQL).

Prerequisiti

Per utilizzare la procedura descritta nella newsletter è necessario aver eseguito alcuni passaggi preliminari:

Aver valorizzato l’anagrafica del cliente con i dati della sua e-mail (Anagrafica cliente – Dati Anagrafici – Recapiti sede – E-mail),
Aver configurato nella gestione il proprio indirizzo di posta elettronica da Configurazione – E-mail,
Aver gestito correttamente lo stato del documento, indicando se questo è ancora da Saldare oppure no

Stato del documento

Oltre ovviamente a poter indicare lo stato del documento al momento della creazione dello stesso, possiamo variarlo in un secondo momento.

Da Riepilogo documenti clicchiamo sulla tipologia di documento da modificare. Accediamo quindi al singolo documento e posizioniamoci nella sezione Pagamento. A questo punto andando ad inserire la relativa spunta su Saldato verrà aggiornato anche il suo stato .

È possibile effettuare tale operazione anche nel caso in cui il documento sia stato bloccato per la creazione della Fattura Elettronica.

Procediamo quindi al salvataggio del documento per aggiornarne lo stato.

Creazione modello e-mail

Andiamo quindi a creare un modello standard di e-mail che verrà richiamato ogni qual volta vogliamo inviare un sollecito di pagamento.

Accediamo a Riepilogo Documenti e selezioniamo la tipologia di documento corretta. Clicchiamo sull’icona e selezioniamo “Modelli Email”.

Verrà quindi aperta una gestione che ci permetterà di creare il testo di accompagnamento alla nostra e-mail. Facciamo click su Nuovo per poter creare un nuovo modello ed inseriamo tutti i campi richiesti. Ricordiamo che nel corpo dell’e-mail cliccando con il tasto destro del mouse possiamo andare ad inserire dei tag che cambieranno valore diverso in base al documento che stiamo inviando. Clicchiamo quindi su Salva per salvare il tutto e creare il nostro modello.

Filtrare i documenti “da Saldare”

Creato il modello e-mail, sempre da Riepilogo Documenti ci posizioniamo sopra la colonna “Stato” e andiamo a filtrare per quelle che risultano essere da Saldare. Ci verranno mostrati i documenti che abbiamo indicato come ancora aperti.

A questo punto clicchiamo sull’icona e andiamo a richiamare il modello e-mail creato precedentemente.

Al click sarà quindi aperta una maschera contenente l’anteprima dell’e-mail che stiamo per inviare. Notiamo che i tag inseriti nel modello saranno compilati con i dati del documento oggetto dell’invio.

Cliccando su invieremo quindi l’e-mail al destinatario, allegando il documento originario in formato pdf. Possiamo anche omettere l’invio dell’allegato togliendo la spunta da “Invia come allegato il pdf della fattura”.

Una volta fatto ciò, ripetiamo quindi il passaggio per tutti gli altri documenti il cui stato risulta essere ancora da saldare.

Tornando in Riepilogo documenti vedremo che l’icona d’invio della mail avrà assunto colore verde , a testimoniare che quel documento è stato inoltrato per email. Passando con il mouse sopra tale icona sarà possibile conoscere anche la data dell’invio e l’utente che ha provveduto all’invio.